メンバーを招待して役割を設定する

プロジェクトに参加する人を管理します。招待メールはそのプロジェクトにいる人なら誰でも送ることができ、合流を承認して役割を設定するのはIP提供社管理者です。パートナー社側は招待を受けるか、プロジェクト一覧から直接参加します。

利用者#

基本事項#

プロジェクトの表示範囲とアクセス範囲#

プロジェクトへのアクセスのパスは2段階に分かれています。

• 一覧への表示: 所属会社がそのプロジェクトに参加している場合、リストに表示されます。まだ参加していなくても、プロジェクト名を確認できます。
• 詳細の閲覧: 本人がそのプロジェクトのメンバーとして登録されている必要があります。

IP提供社側は、ワークスペース内のすべてのプロジェクトをリストと詳細の両方で見ることができます。パートナー社側は、自社が参加するプロジェクトのみリストに表示され、本人が直接参加するかアサインされた場合にのみ詳細に入ることができます。まだメンバーではないプロジェクトは、リストで名前がリンクではなく鍵マークで表示され、URLを直接入力してもリストにリダイレクトされます。

プロジェクトメンバーシップの役割#

プロジェクト内で、人ごとに役割が与えられます。

プロジェクトの役割はIP提供社側にのみ存在します。パートナー社側メンバーの役割欄はダッシュ（—）で表示され、パートナー社で何ができるかは会社の役割ではなく、そのプロジェクトに割り当てられているかどうかによって決まります。

IP提供社側の会社の役割が管理者の人は、プロジェクトの役割をプロジェクトメンバーに引き下げても引き続き決裁を行います。決裁権は会社の役割に由来するためであり、メンバー画面の役割欄の下にもその旨が表示されます。

招待の2つの経路#

ワークスペースには2つの招待の流れがあります。

• メンバーの招待: ワークスペース自体に新しい人を追加する招待です。左側のメニュー メンバー 画面で管理し、このメニューはIP提供社側にのみ表示され、送信はIP提供社の管理者だけができます。招待するときにプロジェクトとプロジェクトでの権限を一緒に指定できます。
• プロジェクトへの招待: ワークスペースに未加入の人を特定のプロジェクトへ招待する流れです。この文書で扱う主な流れであり、そのプロジェクトのメンバーであれば誰でも送信できます。

プロジェクトへの招待で対象の会社を選べるのはIP提供社の管理者だけです。それ以外の人が送る招待は対象の会社が自社に固定され、画面にも会社名だけが表示されます。

使用方法#

パートナー社の操作#

プロジェクト一覧から参加する#

自社が参加中のプロジェクトはプロジェクト一覧に表示されます。まだ参加していないプロジェクトは詳細を見ることはできません。

1. 左側のメニューからプロジェクトを選択します。
2. 一覧から参加するプロジェクトの行の右側にある参加ボタンをクリックします。
3. 参加が完了すると、プロジェクト詳細画面に移動します。

パートナー社側にはプロジェクトの役割の区別がないため、参加した後のメンバー一覧の役割の欄はダッシュ（—）で表示されます。

招待メールを受信したとき#

プロジェクトメンバーが招待を送信すると、メールで招待リンクが送信されます。

1. メールの招待リンクをクリックします。
2. ログインするか、アカウントを作成します。（招待メールと同じメールアドレスで登録する必要があります。）
3. 招待内容を確認し、承諾して参加する をクリックします。

IP提供社管理者が送信した招待は、承諾するとすぐに参加が完了します。それ以外の人が送信した招待は、承諾すると承認待ちのステータスになり、IP提供社管理者の承認を経て合流が完了します。

招待の辞退#

1. メールの招待リンクをクリックします。
2. ログイン後、辞退ボタンをクリックします。

辞退した招待は元に戻すことができません。再び招待を受けるには、送信者に再招待を依頼してください。

自社のメンバーを招待するとき#

1. プロジェクトを開き、メンバーに移動します。
2. 右上の新しいメンバーを招待ボタンをクリックします。
3. 招待するメンバーのメールアドレスを入力します。
4. 招待メールの言語を選択し、必要に応じてメッセージを作成した後、招待を送信をクリックします。

招待対象企業は自社に固定されます。相手が招待を承諾すると、IP提供社側のメンバー全員に承認待ち通知が送信されます。

プロジェクトからの退出#

プロジェクト概要画面のタイトル行の右側にある退出ボタンをクリックすると、本人が該当プロジェクトから外れます。このボタンはパートナー社側のメンバーにのみ表示されます。退出した後は詳細内容を見ることはできず一覧に残るのみとなり、再び入るには一覧から参加をクリックしてください。

IP提供社管理者の操作#

ワークスペース未加入者の招待（プロジェクト招待）#

1. プロジェクトを開き、メンバーに移動します。
2. 右上の新しいメンバーを招待ボタンをクリックします。
3. 招待する人物のメールアドレスを入力します。
4. 参加企業欄で招待する企業を選択します。
   • まだ登録されていない企業の場合は新規企業登録ボタンを押し、企業登録画面に移動します。登録を終えるとこの画面に戻り、入力していたメールアドレスと登録した企業がそのまま入力されます。
5. 招待メールの言語を選択し、必要に応じてメッセージを作成した後、招待を送信をクリックします。

招待リンクがメールで送信されます。管理者が送信した招待は、相手が承諾した瞬間に参加が完了するため、待機リストに残りません。他の人が送信した招待は、相手が承諾するとメンバー画面下の「承認待ちの招待」リストに表示されます。

承認待ちの招待の承認・差戻し#

管理者以外が送信した招待を相手が承諾すると、承認待ち状態になります。管理者が確認後、承認または差戻しを処理します。

1. プロジェクト → メンバーに移動します。
2. 下の承認待ちの招待リストを確認します。
3. 承認待ち状態の招待で承認または差戻しをクリックします。

承認すると、相手がワークスペースに加入し、その企業がプロジェクト参加企業として登録され、本人はプロジェクトメンバーとして参加します。

保留中の招待の取消#

まだ相手が承諾していない招待（保留中状態）は取り消すことができます。

1. メンバー画面下の承認待ちの招待リストを確認します。
2. 該当招待の招待を取り消すボタンをクリックします。
3. 確認ダイアログで取消を確定します。

取消は保留中状態でのみ可能です。承認待ちに移行した招待は取消ではなく差戻しで処理します。招待を送信した本人も、自分が送信した保留中の招待を取り消すことができます。

すでにワークスペースメンバーである人の直接追加#

すでにワークスペースに加入している人は、招待なしで直接プロジェクトメンバーに追加できます。

1. プロジェクト → メンバーで新しいメンバーを招待ボタンをクリックします。
2. パネル上部のプロジェクトに既存メンバーを追加領域で企業別に名前を検索して選択します。
3. 追加ボタンをクリックします。

このように追加された人はプロジェクトメンバーとして参加します。IP提供社側の人物を決裁担当にするには、追加した後に役割欄でプロジェクトマネージャーに変更します。

パートナー社管理者もこの領域を使用できますが、候補には自社の人のみが表示されます。

メンバー役割の変更（IP提供社側）#

IP提供社側メンバーの役割（プロジェクトマネージャー ↔ プロジェクトメンバー）を変更できます。プロジェクトマネージャーが決裁担当であるため、決裁人数が変更される際に使用します。役割欄はIP提供社側メンバーの行にのみ表示され、変更はIP提供社管理者のみが行うことができます。

1. プロジェクト → メンバーに移動します。
2. 変更するメンバー行の役割欄から他の役割を選択し、確認ダイアログで確定します。

管理者が役割を直接指定したメンバーは、会社の役割が変更されてもそのプロジェクトでの役割が維持されます。

メンバーの削除#

1. プロジェクト → メンバーに移動します。
2. 削除するメンバー行の右側の削除ボタン（×）をクリックします。
3. 確認ダイアログで確定します。

削除すると、該当プロジェクトの提出・決裁権限が直ちに失われます。自分の行には削除ボタンは表示されません。

パートナー社管理者は自社のメンバーのみ削除でき、IP提供社管理者が役割を直接指定したメンバーは削除できません。

ステータスとルール#

プロジェクト招待ステータスフロー#

権限の概要#

プロジェクト招待の送信と招待リストの閲覧は、そのプロジェクトのメンバーであるかどうかのみを確認します。会社の役割も、IP提供社であるかパートナー社であるかも確認しません。公開状態にしても問題ない理由は、合流を決定する承認の段階がIP提供社 管理者に残されているためです。

企業がプロジェクトに参加すると誰が自動的に参加するか#

企業をプロジェクトに参加させると、その企業のメンバーがプロジェクトメンバーとして自動的に割り当てられます。自動的に参加する範囲が側によって異なります。

会社の役割が管理者ではないパートナー社メンバーは自動的に参加しません。 担当を分けるためのものであるため、招待する時にプロジェクトを一緒に指定するか、メンバー画面から追加します。パートナー社メンバーがプロジェクト一覧から直接参加する方法もそのまま残っています。

すでにプロジェクトメンバーである人の役割は、自動割り当てによって変更されません。手動で設定した役割が会社の役割の変更によって下がらないようにするためです。

会社の役割を変更する時にプロジェクトの役割が連動する方式も側によって異なります。IP提供社側は管理者に昇格または降格させると、参加中のプロジェクトの役割も一緒に変わりますが、管理者が直接指定した役割はそのまま残ります。パートナー社側は管理者に昇格させると参加プロジェクトに自動割り当てられ、管理者から降格させてもすでに存在していた割り当ては回収されません。

他のワークスペースのメンバーを承認者にする#

本社と支社がそれぞれワークスペースを使用しており、本社の担当者を支社の承認ルートに追加しなければならない場合があります。可能です。その人を支社のワークスペースのIP提供社所属として招待すればよいのです。

一人が複数のワークスペースに所属することができ、ワークスペースごとに所属・役割が異なります。本社ワークスペースの所属はそのまま維持されます。

承認権限は会社所属ではなく、プロジェクトでの役割から発生します。 そのため、次の2つのうちの1つを選択します。

最もよくあるつまずきは、IP提供社メンバーとしてのみ招待し、プロジェクト権限を与えなかった場合です。その場合、プロジェクトには入りますがプロジェクトメンバーであるため、承認担当者の候補に表示されません。招待時にプロジェクトとプロジェクトマネージャーを一緒に指定するか、後からプロジェクトメンバー画面で役割をプロジェクトマネージャーに変更すると、候補に表示されます。

注意すべき点が2つあります。

• 招待する企業は、支社ワークスペースのIP提供社でなければなりません。支社ワークスペース内の本社企業はパートナー社として登録されているため、承認ルートに追加することはできません。
• 支社ワークスペースの画面で、その人の所属は「支社のIP提供社」と表示されます。「本社所属」と表示する機能はありません。

よくある質問・注意事項#

招待メールが届かない場合
迷惑メールフォルダをご確認ください。プロジェクト招待の有効期限は7日、ワークスペースメンバー招待は14日です。期限が切れた招待は再招待を依頼する必要があります。

招待メールと異なるメールアドレスで登録された場合
招待メールとログインメールアドレスが一致している必要があります。メールアドレスが異なる場合、招待承諾画面で案内メッセージが表示されます。

リストに参加ボタンが表示されない場合
所属会社が該当プロジェクトに参加していないか、すでにメンバーである場合です。参加企業の設定はIP提供社管理者にお問い合わせください。

承認に時間がかかる場合
IP提供社管理者ではない人が送った招待は、IP提供社管理者の承認が必要です。IP提供社管理者に確認を依頼してください。IP提供社管理者が直接送った招待は、相手が承諾し次第参加となります。

役割を指定しても会社の役割変更時に変わる場合
管理者がプロジェクトで役割を直接指定した場合は、会社の役割が変わっても該当プロジェクトの役割が維持されます。自動で割り当てられた役割のみが再調整されます。

パートナー社の参加を終了した場合
会社をプロジェクト参加から除外すると、その会社メンバーのプロジェクトメンバーシップも一緒に回収され、処理されていない招待は自動的に取り消されます。ただし、その会社のドラフト・有効な契約が残っている場合は参加を除外できません。

関連機能#

• 承認を申請して審査する: プロジェクトマネージャーとIP提供社管理者が決裁担当者として紐づきます。
• 商品を登録してステージを進める: メンバーが商品担当者にアサインされます。
• 契約を登録して確定する: 進行中の契約がある場合、その会社のプロジェクトへの参加を解除することはできません。