ワークスペースの初期設定

ワークスペースを初めて作成するIP提供社の管理者が行う設定です。まず会社情報を完成させてからプロジェクトを開始します。会社情報とワークスペースの設定は後から変更できます。

ここで設定した内容は、ワークスペース全体に適用されます。プロジェクト内のステージ・承認設定については、プロジェクトを始めるに記載されています。

ワークスペースとは#

IP提供社ごとに独立したワークスペースを使用し、他のワークスペースとは データが混ざりません。

契約を締結するパートナー社も同じワークスペースに参加します。ファイルをやり取りしたり別のシステムを使用する 必要はなく、ここで企画を登録し、承認を受け、証紙を申請します。そのため、1つのワークスペースに IP提供社1社と複数のパートナー社が一緒に存在します。

ワークスペースは以下の要素で構成されます。

• ワークスペース：1つの会社が使用する独立した作業環境
  • 企業：IP提供社と、契約を締結したパートナー社
  • プロジェクト：商品業務を管理する単位です。ブランド別やシーズン別に分けて使用します
  • 商品 · 契約 · 証紙 · 精算 · メッセージ：すべてプロジェクトの中にあります

パートナー社は自社に関連する情報のみ閲覧できます。自社が参加しているプロジェクトのみが一覧に表示され、他の パートナー社の商品や契約は表示されません。IP提供社側のメンバーはワークスペース全体の情報を閲覧できます。

1人のユーザーが複数のワークスペースに所属することもあります。左上のワークスペース名をクリックすると 所属するワークスペースがすべて表示され、選択して移動できます。

ワークスペースを作成する#

初めて利用する場合は、サービス紹介画面で利用者タイプに合った ワークスペースを申請 を選択します。すでにワークスペースがある場合は ログイン を選択してください。

ログインしていない場合:

1. 申請画面で 会社名 と 担当者メールアドレス を入力し、メール確認リンクを受け取る をクリックします。
2. 確認メールのリンクを開きます。メールアドレスの確認が完了すると、ワークスペースが作成されます。アカウントを初めて作成する場合は、案内に沿ってパスワードを設定します。
3. IP提供社情報の設定画面で情報を入力します。

すでにログインしている場合は、ワークスペース一覧で ワークスペースを申請 をクリックします。申請画面で 会社名 を入力し、ワークスペースを作成 をクリックしてください。担当者メールアドレスにはログイン中のアカウントのメールアドレスが表示され、変更できません。作成後、IP提供社情報の設定画面に移動します。

ワークスペース名は会社名で始まり、アドレスは自動で作成されます。

IP提供社情報を完成させる#

新しいワークスペースでは、業務を始める前にIP提供社情報を完成させる必要があります。 入力途中で画面を離れても保存したステップは残り、再度ログインすると続きから入力できます。

1. 会社を登録した国・地域と事業形態を選択します。画面の言語と会社の登録国は別の設定です。
2. 現地の正式な会社名と登録住所を入力します。
3. 国と事業形態に応じた登録番号を入力し、内容を確認して完了します。

韓国では事業者登録番号、日本の法人では法人番号、中国本土では統一社会信用コードを使用します。 日本の個人事業主は法人番号なしで完了できます。日本のインボイス登録番号は別の任意項目であり、個人のマイナンバーは入力しません。その他の国に韓国の登録番号形式を求めることはありません。

会社の連絡先メールアドレスは、初期設定後に会社情報から任意で入力できます。ログイン・認証・通知にはアカウントのメールアドレスを使用します。

英文の会社名・住所、請求書・配送情報、証明書類は、すべての国で初期設定時に必須となる項目ではありません。画面表示用に翻訳した会社名は、現地の正式名称とは分けて管理します。

この必須設定は新しく作成するワークスペースに適用されます。すでに利用中のワークスペースは、新しい必須項目によってアクセスを制限されません。

作成時に準備されるもの#

ワークスペースが作成されると、これらも一緒に作成されます。

• 申請した会社が IP提供社 として登録されています
• 申請した方がその会社の 管理者 として入っています
• 新規プロジェクトに適用する 商品ステージ と 承認タイプ がデフォルト値として入っています

IP提供社情報を完成させると、既定の商品ステージと承認タイプでプロジェクトを開始できます。 以下の設定は、会社の運用に合わせて調整する場合に使用します。

設定画面は、左側メニューの一番下にある 設定 です。管理者のみに表示されます。

ワークスペース名の設定#

基本情報タブで設定します。

1. ワークスペース名 を入力します。ログイン画面と左メニューの上部にこの名前が表示されます。
2. ワークスペースアバター に画像をアップロードします。画像は任意です。未設定の場合は、名前の頭文字がアバターとして表示されます。PNG・JPG・WebP、2MB以下です。
3. 変更内容を保存 をクリックします。

名前欄の右側には言語切替が付いています。パートナー社が日本語や中国語で閲覧する際に見る名前を別途入力することができ、空欄のままにすると保存時に自動翻訳が補完されます。後で元の名前を変更した場合、そのとき一緒に修正しなかった他の言語の名前は、新しい名前に合わせて再度補完されます。

ブラウザタブに表示される名前とアイコン#

サイトタイトル・ファビコンタブで設定します。ブラウザタブに表示される内容のみを設定します。

会社名.collaba.studio のような専用アドレスはプレミアム機能のため、この画面にはありません。必要な場合は運営チームにお問い合わせください。有効になるまではデフォルトのアドレスでアクセスします。

ロゴやフォントを変更するブランド設定も運営チームが追加いたします。この設定はIP提供社側のメンバーにのみ適用され、パートナー社メンバーにはデフォルトの画面が表示されます。

精算に使用する通貨の設定#

通貨・為替レートタブで設定します。契約および精算金額をどの通貨で記録するかを設定します。

基準通貨#

契約・精算・証紙の金額がこの通貨で記録されます。選択できる通貨はウォン（KRW）・円（JPY）・ドル（USD）・ユーロ（EUR）・元（CNY）の5つで、デフォルトはウォンです。

変更すると、新しく作成する契約・精算・証紙から適用されます。すでに記録された金額は当時の通貨のまま残ります。保存前に、変更前の通貨を維持する契約・精算・証紙の件数が表示されます。内容を確認してから保存してください。通貨を変更すると、下記の為替レートが削除されるため、再入力する必要があります。

契約の作成を開始した後に変更すると、台帳に通貨が混ざります。最初の契約前に決めてください。

現在の為替レート#

契約詳細の現在の為替レートには、公示為替レートが自動取得されて表示されます。このタブに入力する値は、公示為替レートを取得できないときに使う参考値です。通貨ごとに1単位が基準通貨でいくらかを入力します。公示為替レートを取得できず、参考値も空欄の場合、現在の為替レートの比較は表示されません。

精算は契約を承認する時に固定された適用為替レートで計算されます。そのため、ここを修正してもすでに承認された契約の精算額はそのままです。

保有IPの登録#

IP提供社のキャラクター・ブランドを確認する画面です。ワークスペースメンバーは左側メニューの保有IPから閲覧でき、登録・編集はIP提供社管理者が行います。

キャラクター・ブランドごとのガイドをまとめて探すために使用します。商品に使用IPを任意でタグ付けすると、該当するガイドへ移動できます。保有IPを登録しなくても、特定のIPを区別せずプロジェクトや商品を進められます。ロイヤルティと証紙単価は契約で設定します。

名前とタイプのみが必須で、残りは任意です。

1. 保有IP追加をクリックします。
2. IP名を入力します。
3. タイプを選択します。リストにない場合は、タイプのリストから追加できます。作成したタイプはワークスペース 全体で使用します。
4. 代表画像をアップロードします。PNG・JPG・WebP、10MB以下です。
5. キャラクター・ブランドの紹介を入力します。
6. 必要に応じて、そのIPのガイドファイルを添付します。後でIP詳細から登録することもできます。
7. 使用をオンにしたまま保存します。

IP詳細では、そのIPのガイドと共通ガイドを確認できます。パートナー社にはアクセスできるプロジェクトに共有されたガイドだけが表示され、ガイドの登録や商品へのタグ付けだけで公開されることはありません。

• IPごとのガイドは、そのIP詳細でガイドを登録をクリックし、ファイルと説明を入力します。別のIPを選択する必要はありません。
• すべてのIPに適用するガイドは、保有IP一覧の共通ガイドでガイドを登録をクリックします。登録すると、すべてのIP詳細に表示されます。
• パートナー社に公開するガイドは、プロジェクトのガイドから共有します。共通ガイドも共有権限は同じです。

使用をオフにすると新しい選択ができなくなりますが、既存の商品タグと契約条件は残ります。利用履歴のあるIPは削除せず使用を停止してください。

新規プロジェクトに適用する商品ステージと承認タイプ#

商品ステージ タブと 承認タイプ タブです。プロジェクトを作成するたびに同じものを一から作り直さなくて済むよう、 新規プロジェクトに適用するテンプレートをここで管理します。

2つのタブは互いに独立しています。商品ステージだけを変更し、承認タイプはデフォルトのままにしても構いません。

1. タブでテンプレート名をクリックして編集画面に入ります。
2. ステージやタイプを変更し、保存 をクリックします。変更内容も削除内容も、保存をクリックして初めて反映されます。
3. テンプレートが複数の場合、編集画面の名前入力欄の横にある 新規プロジェクトのデフォルトに指定 にチェックを入れて 保存します。

デフォルトのテンプレートには デフォルト バッジが付き、チェック欄が消えます。デフォルトのテンプレートを1つは維持する必要があるため、指定だけを解除することはできません。別のテンプレートをデフォルトに指定すると、既存のデフォルト指定が解除されます。

ここでの変更内容は、今後作成するプロジェクトにのみ適用されます。既存のプロジェクトはそのままです。 既存のプロジェクトを変更する場合は、そのプロジェクトの商品ステージ・承認タイプ画面で修正する必要があります。

その他の設定#

必要に応じて、以下の項目を設定してください。

危険な領域タブとオーナータブは、ワークスペースのオーナーにのみ表示されます。アーカイブすると、すべてのメンバーのアクセスが遮断され、データが保管されます。元に戻すことはできません。

パートナー社を登録する#

左側メニューの企業です。契約を結ぶパートナー社をここに登録します。

管理者メールアドレスが必須です。この欄が空欄の場合、企業を登録できません。登録するとそのアドレスに 招待が送信され、承諾した人がその企業の管理者として参加します。

事業者登録番号・代表者・住所・配送先などの残りの欄は後から入力しても構いません。登録・招待の手続きと 権限についてはメンバーと招待を管理するに詳しく記載されています。

最初のプロジェクトを作成する#

初期設定を確認したら、最初のプロジェクトを作成します。左側のメニューのプロジェクトから作成でき、管理者のみが作成可能です。

作成時に、上で定めた商品ステージ・承認タイプテンプレートを選択します。デフォルトで指定したテンプレートが事前に選択されています。プロジェクトのデフォルトのロイヤルティ率と証紙単価もここで入力しますが、契約で改めて設定しても問題ありません。

ワークスペース左メニューの 業務役割 では、役割ごとの権限と新規プロジェクトの既定担当者を管理します。既定担当者を設定しておくと、プロジェクトを作成したときにその人がその役割へ自動的に割り当てられます。既定担当者がない役割は、プロジェクトを作成した後、プロジェクトの 役割と担当者 で契約・承認・証紙・支払・精算・商品運用・プロジェクト設定を担当するIP提供社メンバーを指定し、保存 をクリックする必要があります。ワークスペース所有者や会社管理者も、業務役割が割り当てられていなければこれらの業務を処理できません。

承認タイプテンプレートでは、タイプごとに基本決裁ラインも設定できます。候補は、その承認役割の新規プロジェクトの既定担当者です。プロジェクトを作成すると、既定担当者に役割を割り当てたあとでこの決裁ラインがそのまま入るため、プロジェクトごとに決裁ラインを設定し直す必要はありません。その間に既定担当者から外れた人は決裁ラインにも入りません。既存のプロジェクトは変わりません。

作成後、プロジェクト概要に設定順序カードが表示されます。何から始めるべきかを順番に案内し、やるべきことがすべて完了すると消えます。

お困りのとき#

左メニューに設定がありません。 管理者のみに表示されます。ワークスペースのオーナーまたは他の管理者に権限の付与を依頼してください。

保有IPメニューがありません。 IP提供社のメンバーであっても、管理者でなければ表示されません。

基準通貨を変更しましたが、すでに作成した契約の金額がそのままです。 仕様通りです。すでに記録された金額は変わりません。変わるのは、今後作成する契約と精算、証紙です。

テンプレートを修正しましたが、プロジェクトが変わりません。 テンプレートは新しく作成するプロジェクトにのみ適用されます。すでに存在するプロジェクトは、そのプロジェクトの商品ステージ画面で修正してください。

専用アドレスからアクセスしましたが、基本アドレスに戻ってしまいます。 専用アドレスがまだ有効になっていない可能性があります。運営チームまでお問い合わせください。

関連ドキュメント#

• プロジェクトを開始する：プロジェクト内の商品ステージと承認の設定
• メンバーと招待を管理する：企業登録、メンバー招待、権限
• 契約を管理する：保有IPを契約条件に使用する方法